ビジネス文書のポイント
ビジネス文書のポイント
①ひと目見てわかりやすい
ビジネス文書では、見た目にわかりやすいことが大切です。ひと目見て内容がわかり、シンプルな紙面構成がベストです。
②１つの文書に、１要件、1枚にまとめる
ビジネス文書は、原則「１文書、1要件、1枚」です。複雑な内容でしたら要約して、短くわかりやすくする必要があります。余計な情報はビジネスでは不必要です。
③タイトルは短く、主旨を明確に伝える
ビジネス文書のタイトル（表題や件名）は、最も伝えたい用件を短くまとめます。その文書の主旨がひと目でわかるもの、長くても20字程度以内に収めます。タイトルが長いと、意味がボヤケてきます。また、お知らせや案内、招待状などのビジネス文書は、相手に興味をもってもらえるように、魅力的な言葉を加えるようにすると、ビジネスがあなたに優位に動くでしょう。
④結論が先
ビジネスでは、途中の経過より結果が大事です。相手が一番知りたい情報は、結果です。文書の構成も、まず結果を先にもってくることを心がけましょう。
⑤６W２Hを押さえておく
ビジネスの文章に何が必要な要素で、何が不要な装飾なのかを見極める際に、参考になるのが「when（いつ）where（どこで）who（だれが）whom（だれに）what（なにを）why（なぜ）how（どのように）how much（いくらで）」の６W2Hの概念です。この8つの要素を押さえることが、漏れのない文書作成につながります。
⑥敬語を正しく使う
ビジネス文書において、敬語は自分と相手の関係、相手への誠意を示す重要な要素になります。特に重要なビジネス上の取引についての文書作成の際は、誤った敬語の使い方によって相手の心証を損ねることになりかねません。大事なビジネスチャンスを逃さないためにも、細心の注意が必要です。
⑦見直しの徹底
ビジネス文書において、誤字や脱字は文書作成者の能力を問われかねない重大なミスです。パソコン入力時の変換ミスには、注意が必要です。特に「対象」「対照」「対称」などのような同音異義語などは要注意です。また、単なる漢字表記の間違いであれば意味は通じるかもしれませんが、日付や時間、数字や単位の間違いはビジネス上の取引においては致命的です。作成した文書の見直しは、確実になるまで何度も行いましょう。それがビジネスマンとしてのマナーです。
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