ビジネス文書とは
ビジネス文書とは
ビジネス文書について
ビジネス文書とは、ビジネスの実務上で使われる文書です。
ビジネス文書は、文書の種類により、ビジネスの世界での個人間、または個人と会社間でのコミュニケーションを円滑にはかるためのツールの役割を果たしたり、ビジネスのあらゆる場面で証拠能力を持つ公式文書であったりします。
ビジネス文書にはどんな種類、場面で使われるにしても、正確さ、わかりやすさ、礼儀正しさが要求されます。
コミュニケーションのツールとして
現代では、通信機器の発達により、ビジネス上でのコミュニケーションは、ほとんどなんでもE-mailでできるようになりました。
しかし、そんな時代だからこそ、礼状等を書くときはたとえE-mailであっても慎重に言葉を選び、日ごろお世話になっている取引先に感謝の意を伝えたいものです。
また、思い切って手書きのビジネス文書にチャレンジされるのも良いと思います。いつの時代でも手書きの文書はもらって嬉しいものですし、きっと誠意も伝わるでしょう。 詫び状をかくときなんかにも有効ではないでしょうか？！
公式文書としての役割
先ほどE-mailが主流になっていると述べましたが、公式文書においてはまだまだE-mailでは処理しきれないものがほとんどです。請求書や契約書、示談書等々、現在でも紙が主流です。これらはある程度形式というものがありますので、文例を是非ご覧になってください。
正確さ、わかりやすさ、礼儀正しさの３原則
ビジネス文書を書く上で、正確さ、わかりやすさ、礼儀正しさを意識することを忘れないで下さい。文書だからこそ、電話や談話中に完ぺきになせないこれらのことを意識するのは重要です。
正確でわかりやすいビジネス上の文章を書くためには、広く認知されている様々な種類のビジネス文書の形式にのっとり、構成上のルールや慣用句的な言い回し表現を守って相手に安心感を与えるのが有効でしょう。
伝えるべき用件は、６W２Hの原則に基づいて書くとわかりやすくなり、ビジネスに最適です。６W２Hの原則は、「when（いつ）where（どこで）who（だれが）whom（だれに）what（なにを）why（なぜ）how（どのように）how much（いくらで）」です。これを意識することで漏れのない文章が作れます。
あとは、礼儀正しく相手を敬う気持ちや感謝の心を忘れずに、一字一字気持ちを込めて文書を整えていってみてください。 当サイトの文例を活用して頂ければ、初心者の方でもきっと素敵なビジネス文書が書けるはずです。
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